Primjeri:

Natrag na stranicu edukacija učinkovitog korištenja uredskih aplikacija.

MS Outlook:
  • Ne stižem pročitati sve te silne e-mailove. Često se dogodi da previdim ili ne stignem odgovoriti ni na one važne. Što učiniti? (automatsko razvrstavanje dolaznih poruka prema željenim pravilima)
  • Kako razdvojiti bitno od hitnog? Trebam rješavati bitne stvari, a imati uvid i u one hitne. (dodjeljivane prioriteta zadacima i e-mailovima, raspored u kalendaru)
  • Obično imam po 30 aktualnih radnih zadataka, a nekad to poraste i na 120. Neki od tih se redovno ponavljaju. Neke delegiram, a neke obavljam osobno. Kako mogu sve to pratiti i uvijek znati što mi je činiti i koga za što pitati? (upravljanje zadacima, delegiranje i praćenje izvršenja zadataka kroz MS Outlook, korištenje ponavljajućih zadataka i sastanaka)
  • U Outlook već dulje vrijeme upisujem sve svoje kontakte. Želim poslati prikladne čestitke za predstojeće blagdane. Pritom želim napisati jedan tekst za prijatelje i obitelj, a drugi tekst za poslovne partnere. Postoji li lakši način od toga da svake godine ponovno ručno biram kome poslati pojedinu čestitku? Bilo bi lijepo kada bih mogao personalizirati svaku čestitku oslovljavanjem (kategoriziranje kontakata, masovno slanje personaliziranih pisama)
  • Poslovni partneri šalju mi meeting request ili me zamole da organiziram sastanak. K tome, imam hrpu aktivnosti koje moraju biti obavljene u određeno doba dana ili na određeni datum, a koje moram provjeriti prije nego dogovorim sastanke. Nakon sastanka često se dogodi da se nešto zaboravi napraviti, da je ostao nejasan rok za neku aktivnost ili status rješavanja nekog problema. (korištenje Outlook kalendara i dogovaranje sastanaka, operacionalizacija zaključaka sa sastanaka i praćenje izvršenja kroz Outlook)
  • Imam previše stvari koje trebam obavljati, teško mi je u određenom trenutku sjetiti ih se: plaćanje rate kredita, slanje dnevnog ili tjednog izvještaja petkom u 13h za kolegij u ponedjeljak, vožnja djece na plivanje utorkom i četvrtkom sljedeća 4 mjeseca, sastanak udruge svakog drugog ponedjeljka u mjesecu, servis automobila svakih 15 000km ili nakon godinu dana od prethodnog servisa, izvaditi novu osobnu ili putovnicu prije isteka valjanosti i slično. Može li me Outlook o tome sam obavijestiti u pravom trenutku? (korištenje ponavljajućih zadataka i sastanaka)
MS Excel:
  • Ova tablica ne izgleda dobro kad ju tiskam (printam), u najmanju ruku izgleda nedovoljno profesionalno. Kako namjestiti da lijepo stane jedno ispod drugog, da ima zaglavlje, podnožje, redni broj stranice, zaglavne stupce i retke koji se ponavljaju na svakoj stranici itd.? (namještanje opcija za tisak podataka u Excelu)
  • Trebam vizualno prikazati određenu statistiku i usporedbe, ali nikako da mi to dobro ispadne na grafu. Kako dobiti dobar graf na kojem želim posebnom bojom istaknuti najnižu i najvišu vrijednost na grafu? (izbor pravog grafa za određenu poslovnu potrebu i uređivanje grafa)
  • Na koji način mogu filtrirati ovaj popis klijenata i dobiti sve klijente s kojima poslujemo godinu dana, a koji su udaljeni od nas do 100km ili s kojima smo u zadnje 3 godine ostvarili više od 50.000kn prometa? (zadavanje složenih uvjeta filtriranja)
  • Imam deset tisuća redaka u tablici iz prodaje, a trebaju mi samo 2 podatka: kojih 10 najvećih kupaca imamo u zadnjih 6 mjeseci i tko su mi najveće neplatiše? Kako te informacije dobiti u 3 minute? (pivot tablice)
  • Reci u ovoj tablici moraju biti sortirani abecedno po prezimenu, ali želim vizualno uočiti kojih 10% radnika ima najviše ostvarenih radnih sati u tekućem mjesecu. K tome, podaci se mijenjaju svakodnevno. Kako to napraviti, a da to ne moram raditi svaki put ručno? (uvjetno oblikovanje)
MS Word:
  • Želim postaviti sliku tako da tekst ide oko nje te da ona prati sljedeći paragraf ako on ode na sljedeću stranicu. Sada izgleda nezgrapno, jer ostaje previše praznog prostora. (kontrola toka teksta i pozicioniranja slika)
  • Veliki dokumenti s puno slika ili tablica i poglavlja - od 20 pa nekad i preko 300 stranica - počinju se raspadati. Tada, umjesto pisanja dokumentacije, mučim se  to formatirati onako kako želim. Ima li tome kraja? (pravila i savjeti za pisanje velikih dokumenata koji mogu uštedjeti mnogo sati rada)
  • Kako imati redni broj stranice u podnožju, ali da se to ne pojavljuje na početnoj stranici? Kako napraviti tablicu sadržaja koja se automatski ažurira kada se dodaju novi odjeljci? Kako staviti zaglavlje koje se pojavljuje na svakoj stranici? (postavljanje referentnih informacija u dokumente)
  • Često se koristim kopiranjem iz drugih dokumenata, web stranica i e-mailova. Tek sada sam shvatio koliko zapravo trošim vremena uređujući kopirani tekst i slike da budu u skladu s dokumentom/e-mailom na kojem radim. Kopirani tekst često bude formatiran na neodgovarajući način pa čak i tekst u originalnom dokumentu preuzme taj neželjeni format. Kako to izbjeći? (paste special opcije, gratis makroi za brže kopiranje u željenom formatu)
  • Dizajneri su složili našu skalu boja, logotip, memorandume, posjetnice itd. Sve je to divno i krasno, ali kad idemo pisati neki dokument (od manjeg dopisa do projektne dokumentacije), svaki put iznova moram namještati boje i logotipe za svaki dokument. Naravno da to ne ispadne onako kako su dizajneri zamislili i uvijek je neka sitna razlika. Može li se to nekako automatizirati, jer gubimo previše vremena na tome? (korištenje stilova i predložaka)
  • Poslao sam dokument kolegama na pregled. Dobio sam hrpu izmjena i komentara, ali u šest verzija dokumenta. Frustrira me jer sve to moram sastaviti u smislenu konačnu verziju! (opcije praćenja izmjena dokumenta i komentiranja dijelova dokumenta)
MS PowerPoint:
  • Izuzetno mi je važno da Uprava dobro shvati koncept rješenja koje nudim. Mislim da je postupni vizualni prikaz tog rješenja ključ uspjeha. Kako to mogu  izvesti? (animiranje prezentiranih ilustracija koncepata)
  • Ponekad u prezentaciji zaključim da mi se nešto ne sviđa i onda moram svih 35 slajdova ručno mijenjati. Postoji li lakši način? (korištenje predložaka, korištenje tema, Slide Master)
  • Svaki put kada držim prezentaciju imam druge uvjete te je svaka prezentacija novi slučaj. Nikad nemam jednaku količinu vremena za iste ili druge sadržaje. (alati za uvježbavanje prezentacije i raspodjeljivanje vremena u prezentaciji).
Ostalo:
  • Internet, Google: kako učinkovito pronalaziti kontakte i poslovne prilike na Internetu. Kako namjestiti (besplatne) alate koji će Vas obavještavati o događajima koji mogu prerasti u Vaše poslovne prilike.
  • Upravljanje vremenom pomoću Outlooka: kako KONKRETNO i praktično primijeniti ona znanja i vještine s tečaja upravljanja vremenom kojeg ste prošli s konkretnim alatom?
  • Skype: kako smanjiti račun za međunarodne pozive; besplatno telefoniranje (bez reklama ili nekih drugih ograničenja); konferencijski i video pozivi, te kako u konačnici ostvariti uštedu na putovanjima.
  • Integrirane komunikacije: kada koristiti koji oblik komunikacije u poslovne svrhe (kako štedjeti vrijeme, a da komunikacija ostane na „profesionalnoj razini“); za što su dobri, a za što nisu dobri pojedini kanali komunikacije (e-mail, telefonska komunikacija, videokomunikacija, slanje tekstualnih poruka putem Internet aplikacija ili mobilnih uređaja, dijeljenje ekrana i slično).
  • Ostale aplikacije po potrebi: pronalaženje i savladavanje aplikacija koje zadovoljavaju Vaše potrebe. Primjerice iskorištavanje naprednih opcija pretraživanja slika na Internetu pomoću Google u svrhu pronalaženja besplatnih fotografija koje se smiju koristiti u komercijalne svrhe. Besplatni alati za obradu tih fotografija specifično za potrebe naše firme.

 

Natrag na stranicu edukacija učinkovitog korištenja uredskih aplikacija.